Selon l’expérience de Séverine Guillet-Burais, élève directrice d’établissement sanitaire, social et médico-social (DESSMS).
Dans le cadre de l’évaluation professionnelle, l’employeur de la fonction publique hospitalière (FPH) a pour obligation de réaliser un entretien professionnel chaque année.
La loi du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique (art. 27) prévoyait la suppression de la notation à compter du 1er janvier 2021 et la mise en œuvre généralisée de l’entretien professionnel annuel. Le décret n° 2020-719 du 12 juin 2020 relatif aux conditions générales de l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de la fonction publique hospitalière, a été publié au JO du 14 juin 2020 et vient compléter les dispositions législatives. Toutefois, le dispositif de la notation est maintenu dans l’attente de la mise en place d’un nouveau régime indemnitaire pour les personnels non médicaux de la FPH.
Entrée en vigueur du décret : Les nouvelles dispositions relatives à l’appréciation de la valeur professionnelle s’appliquent aux entretiens professionnels effectués en 2021 au titre de l’année 2020.
Il fixe les conditions et modalités générales applicables aux entretiens des agents de la FPH : Date de l’entretien, autorité compétente pour le conduire, objet de l’entretien, critères d’évaluation, compte-rendu de l’entretien & voies de recours. (source : https://www.anfh.fr/reglementation/decret-ndeg-2020-719-du-12-juin-2020-entretien-professionnel-annuel)
Les entretiens professionnels ont été instaurés en lieu et place des anciennes notations. Elles ont pour objectif de « permettre à l’évaluateur et à l’évalué d’analyser en commun le bilan des actions menées pendant l’année écoulée et de fixer les objectifs prioritaires pour celle à venir ».[1]
Le législateur est venu préciser ses contours et modalités par deux décrets :
- Décret n° 2020-719 du 12 juin 2020 relatif aux conditions générales de l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de la fonction publique hospitalière
- Décret n° 2019-1265 du 29 novembre 2019 relatif aux lignes directrices de gestion et à l’évolution des attributions des commissions administratives paritaires
Derrière l’obligation légale, les entretiens professionnels représentent l’un des rouages de la montée en compétence des agents. Dès lors, sa mise en place doit dépasser la simple application de la loi pour devenir un véritable levier du bien être des agents au travail et de leur montée en compétences.
Pour mettre en œuvre le cadre des entretiens professionnels, il est possible de s’appuyer sur les guides mis en place par l’ANFH [2], distinguant 7 critères[3]. Ces nouveaux critères ont pour vocation d’être plus objectifs que les anciens de la notation, très axés sur l’ancienneté (majoration en fonction de la note précédente).
Le dispositif de l’entretien professionnel reste toutefois à adapter aux spécificités de l’établissement et de ses agents. C’est pourquoi, la définition des critères à prendre en compte, leur importance et les conséquences qu’ils emportent sont à fixer dans les lignes directrices de gestion.
Les étapes qui se dégagent pour la mise en place des entretiens professionnels sont les suivantes :
- La cartographie des métiers
Les critères d’évaluation de l’agent doivent être adaptés à la réalité de chaque métier et le plus objectif possible. C’est pourquoi, afin d’éliminer une importante partie biais de subjectivité dans la définition des critères, il est apparu indispensable de mettre en place une procédure permettant un encadrement et une homogénéisation des pratiques.
Cette procédure repose en premier lieu sur la cartographie des métiers. L’idée est de recenser l’ensemble des tâches que les agents effectuent, le tout en étant le plus précis possible. On distingue alors dans les techniciens, le peintre de l’électricien, dont le métier n’est pas le même. Les compétences de ces métiers se regroupent même si elles doivent être adaptées aux spécificités des tâches réellement exercées.
La méthode de cartographie à utiliser peut être la suivante :
En premier lieu, il est possible de s’appuyer sur les fiches métiers du répertoire national des métiers de la FPH, disponible notamment sur le site de l’ANFH[4]. Ces fiches regroupent les activités et missions effectuées par les agents de la FPH ainsi que les savoirs, savoir faire et savoir être. Elles permettent de dresser une première cartographie et de recenser les premiers critères. Ces fiches peuvent être complétées par les cartographies régionales, mises à disposition par l’ANFH.
Toutefois, afin d’être plus précis, il convient de passer par une gestion prévisionnelle des métiers et des compétences (GPMC) au sein des établissements. Cette cartographie, plus complète, nécessite également plus de temps. Elle permet d’adapter le dispositif à la réalité propre de chaque métier représenté dans l’établissement, correspondant à la réalité quotidienne des agents, et non plus à un métier type. La fiche métier créée est ainsi établie sur mesure.
Par ailleurs, la cartographie s’appuie sur une base de données informatique liée à l’évaluation professionnelle. Le logiciel utilisé par un certain nombre d’établissement adhérents à l’ANFH est « Gesform Évolution ». Comme tout logiciel, une prise en main est nécessaire, tant par les ressources humaines (RH) que par les cadres évaluateurs. Il convient alors de penser aux modalités de formation (possibles par l’ANFH) et de réunion en interne.
- Le cadre de l’évaluation
Afin de préparer l’évaluation, il est nécessaire d’une part de dresser le cadre des entretiens au sein des lignes directrices de gestion. Les conséquences emportées par le défaut de certains critères peuvent être importantes, c’est pour cela qu’il est nécessaire de mentionner le cadre dans les lignes directrices de gestion. (Exemple : Peut-être instauré dans les LDG un critère bloquant l’avancement de grade s’il n’est pas validé)
En sus, tous les évaluateurs doivent comprendre les enjeux et l’intérêt de l’évaluation. Pour cela, un guide interne peut être élaboré et communiqué. Il peut s’appuyer sur celui de l’ANFH, tout en l’adaptant aux spécificités internes. Une formation des managers à l’entretien permet ainsi de développer une politique cohérente autour de l’évaluation.
Une fois élaborés, le cadre, les guides et les modalités d’évaluation sont à présenter au comité social d’établissement (CSE). La pédagogie est alors de mise afin de rassurer, au besoin, à l’égard à l’intérêt de ces nouvelles modalités, porté au bénéfice des agents, via une objectivité des critères et une harmonisation des pratiques.
- Les objectifs de l’évaluation
Le temps de l’entretien professionnel est alors un véritable temps d’échange laissant place à la parole, et permettant ainsi de définir des objectifs professionnels dits « SMART » (objectif permettant de définir des buts spécifiques, mesurables, réalistes et délimités dans le temps.). Pour exemple, l’établissement au sein duquel exerçait Séverine Guillet-Burais a instauré 3 objectifs obligatoires à inscrire dont : 1 institutionnel (projet de service, établissement…) et 2 individuels (en lien avec les compétences individuelles de l’agent centrées sur l’exercice de son métier…)
L’évaluation porte sur les objectifs de l’année écoulée et fixe des objectifs pour l’année à venir. A chaque objectif sont associés les moyens mis en œuvre et l’attendu de l’objectif.
Certains critères, comme « la manière de servir », évaluant le savoir être professionnel, illustrent la nécessité de définir des critères d’évaluation objectifs. Cela permet à l’agent de comprendre ce qui est attendu de lui et de limiter autant que possible la subjectivité dans l’évaluation. Pour ce faire, il est possible de s’appuyer sur les 5 critères de l’engagement à servir.
Pour finir, l’entretien donne lieu à un compte rendu, dont le modèle est présenté par l’arrêté du 23 novembre 2020.
- Mise en place d’un RETEX
Comme tout processus, il est nécessaire de l’évaluer afin de l’améliorer les années suivantes. Pour ce faire, le RETEX tient compte à la fois du ressenti des évalués et des évaluateurs. Un questionnaire peut être construit et transmis à la fin de la campagne annuelle d’évaluation. Il porte sur le logiciel, et sur le déroulement même de l’entretien et de la campagne.
Concernant le cas de Séverine, les RETEX ont montré un avis positif des entretiens professionnels, tant de la part des personnes concernées que des instances représentatives du personnel. Les entretiens deviennent ainsi plus objectifs.
- Lien avec le plan de formation
Le Décret n° 2008-824 du 21 août 2008 relatif à la formation professionnelle tout au long de la vie des agents de la fonction publique hospitalière rappelle en son article 4 que les agents bénéficient chaque année d’un entretien de formation avec leur supérieur hiérarchique visant à déterminer leurs besoins de formation.
Les informations recueillies lors des entretiens professionnels dessinent les besoins en compétences de l’agent. C’est pourquoi, il est opportun de lier ces entretiens professionnels aux entretiens de formation, qui peuvent être réalisés consécutivement. Le logiciel Gesform évolution dispose également de l’outil pour réaliser l’entretien de formation. L’objectif est ainsi d’accompagner la montée en compétences, en centrant les formations sur les besoins de l’agent pour satisfaire ses objectifs professionnels.
Ce rattachement de l’entretien d’évaluation à l’entretien de formation est un choix stratégique privilégié par Séverine. En effet, les « sujets de la qualité de vie au travail et de la montée en compétences des agents sont très importants pour [elle] »
Liés, ces deux aspects répondent au constat suivant : « On a des pépites, il faut aller les trouver et les aider à se révéler ». Les entretiens professionnels pris sous cet angle permettent ainsi d’ « optimiser l’enveloppe de formation » et faire de la formation un « véritable levier ».
Rédigé par Maxime BERNARDOFF, élève directeur d’établissement sanitaire, social et médico-social (DESSMS)
Sous la relecture de C. ALLEMAND, Professeur de l’EHESP
[1] Santé.gouv.fr
[2] https://www.anfh.fr/delegations-regionales/ile-de-france/entretien-professionnel-guide-evaluateurs-et-evalues
[3] l’atteinte des objectifs fixés au précédent entretien ou lors de l’embauche ; la manière de servir ; les acquis de l’expérience ; les perspectives d’évolution : missions, affectation, mobilité ou promotion ; les capacités et l’intérêt pour les fonctions d’encadrement, au besoin ; les objectifs à venir ; les besoins en formation eu égard de l’évolution des techniques médicales et des modes de prise en charge
[4] https://metiers.anfh.fr/